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举办一次成功的虚拟董事会

举办一次成功的虚拟董事会
  • 2020年4月27日
  • Blog

组织虚拟会议时给HOAs的5个提示

尽管COVID-19和由此产生的行政命令造成了中断, 还有一些重要的协会事务要处理. 让HOAs继续运营的一种方法是让董事会召开虚拟会议. 仅仅因为这种类型的会议不是传统的,并不意味着如果计划得当,它就不能富有成效!

以下是HOA董事会成员成功举办虚拟会议的5大建议:

  • 选择一个双方都同意的会面时间. 为参加会议的各方找一个方便的时间是很重要的. 设定一个适合每个人的严格的开始时间,并坚持下去.
  • 提前制定议程和计划. 参加任何会议, 虚拟或不, 重要的是手边要有一个议题或议题的讨论议程. 当虚拟会议进行时, 这个议程是一个很好的工具,可以帮助所有参与者保持主题. 在会议开始之前,提前将议程分享给会议成员, 在讨论结束时,每个人都对需要完成的工作达成了共识. 与成员一起计划以确保每个人都能参加会议是重要的一步. 找到合适的平台可以让虚拟会议非常简单地让董事会成员加入. 一定要探索最适合你的董事会的方法.
  • 避免跑题,并遵守时间表. 像任何会议一样,尽可能严格地遵循既定的时间表是很重要的. 会议应准时开始,并遵循议题议程,以保持每个人的讨论集中. 严格按照议程,有一个指定的结束时间, 这将使每个人都参与到会议的每一步.
  • 创建幻灯片保持轨道和稳定的节奏. 在任何会议上,尤其是在虚拟会议上,人们都很容易离题. 为了确保没有人失去兴趣,保持动力是很重要的. 一个视觉援助, 比如用幻灯片展示会议议程, 是否有助于保持兴趣并保持稳定的节奏. 这有利于集中各方的注意力,及时完成会议.
  • 最后讨论反馈和非议程项目. 同时,在会议期间,要注意保持在正轨上, 结尾是一个很好的时机,可以提出与议程无关的离题问题. 允许所有与会者提供反馈和建议将有助于规划未来的会议.

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